La riconsegna di un’auto aziendale non dovrebbe ridursi a lasciare le chiavi sulla scrivania del responsabile o nel parcheggio dell’azienda. Il veicolo può contenere documenti, carte carburante, dispositivi elettronici, accessori e dati personali dell’utilizzatore. Inoltre, al momento della restituzione è importante documentare chilometraggio, stato della carrozzeria, dotazioni presenti ed eventuali danni, soprattutto quando l’auto appartiene a una società di noleggio a lungo termine.
La procedura può rendersi necessaria per motivi molto diversi: sostituzione del veicolo, cessazione del rapporto di lavoro, cambio di mansione, scadenza del noleggio, revoca dell’assegnazione oppure riorganizzazione della flotta aziendale. A seconda del caso, l’auto può essere consegnata direttamente all’azienda, al fleet manager, a una concessionaria oppure a un incaricato della società di noleggio. Prepararsi qualche giorno prima evita buona parte dei problemi. Occorre verificare cosa deve essere restituito insieme al mezzo, controllare i danni già denunciati, recuperare la seconda chiave, eliminare i dati personali dall’infotainment e fotografare le condizioni del veicolo. Particolare attenzione merita il verbale di riconsegna dell’auto aziendale, perché permette di fissare per iscritto la situazione esistente nel momento in cui il dipendente perde la disponibilità del mezzo.
Indice
Controllare prima le regole dell’azienda e del contratto
Non esiste una procedura identica per tutte le auto aziendali. Il primo documento da controllare è quindi quello che disciplina l’assegnazione del veicolo: car policy, lettera di assegnazione, regolamento interno oppure altra documentazione consegnata al dipendente.
Se l’auto è di proprietà dell’azienda, la procedura può essere gestita interamente all’interno dell’impresa. Se invece il veicolo è oggetto di noleggio a lungo termine, bisogna considerare anche le condizioni stabilite dal noleggiatore. È possibile che l’azienda chieda al dipendente semplicemente di consegnare il mezzo al fleet manager, lasciando poi all’impresa il compito di effettuare la restituzione formale al proprietario.
Prima di organizzare autonomamente un appuntamento con il noleggiatore è quindi opportuno verificare chi sia autorizzato a farlo. Alcuni operatori prevedono procedure specifiche e, quando la persona che effettua la restituzione è diversa dall’utilizzatore, possono richiedere una delega. Leasys, per esempio, indica espressamente questa necessità nelle proprie istruzioni di restituzione.
È utile chiarire anche la data entro la quale il veicolo deve essere riconsegnato. Se l’assegnazione termina in occasione della cessazione del rapporto di lavoro, non bisogna presumere automaticamente che sia possibile utilizzare l’auto fino a qualsiasi ora dell’ultimo giorno. Vale quanto stabilito dall’azienda e dagli accordi applicabili.
Fare un controllo completo prima della riconsegna
Qualche giorno prima della consegna conviene osservare l’automobile come se la si vedesse per la prima volta. Non serve una perizia professionale. Bisogna semplicemente individuare graffi, ammaccature, danni ai cerchi, scheggiature del parabrezza, problemi agli pneumatici, macchie o lacerazioni degli interni e parti mancanti.
Il motivo è semplice. Scoprire un danno durante la riconsegna lascia poco tempo per verificare se fosse già stato denunciato o per recuperare documentazione relativa a un vecchio sinistro.
Nei contratti di noleggio esiste normalmente una distinzione tra normale usura e danno. Non ogni piccolo segno comporta necessariamente un addebito. La normale usura viene valutata considerando anche anzianità e chilometraggio del veicolo, mentre rotture, ammaccature, perforazioni, elementi mancanti e altre anomalie possono essere trattati diversamente secondo la guida del singolo noleggiatore.
Proprio per questo non conviene cercare di stabilire da soli che un graffio sia sicuramente irrilevante. È meglio documentarlo e verificare la procedura prevista dal contratto.
Controllare se tutti i sinistri sono stati denunciati
Un paraurti graffiato durante un parcheggio, una piccola collisione o un danno al parabrezza possono essere stati rimandati perché l’auto continuava a essere perfettamente utilizzabile. Prima della riconsegna bisogna però controllare se l’evento è stato regolarmente segnalato secondo la procedura prevista.
Questo aspetto è particolarmente importante nei veicoli a noleggio. Alcuni operatori distinguono infatti tra un danno correttamente denunciato e un danno scoperto soltanto alla fine del contratto. Ayvens avverte, per esempio, che i danni o i sinistri non segnalati e non riconducibili alla normale usura possono essere addebitati secondo le condizioni contrattuali.
Non bisogna però riparare autonomamente ogni piccolo danno prima della consegna. Prima di portare l’auto in carrozzeria è meglio verificare le regole dell’azienda o del noleggiatore. Una riparazione eseguita al di fuori della rete prevista potrebbe non essere riconosciuta oppure potrebbe creare un problema ulteriore.
Pulire l’auto prima di restituirla
Presentare un’auto ragionevolmente pulita non è soltanto una questione estetica. Sporco, fango e polvere possono rendere più difficile verificare correttamente le condizioni della carrozzeria e degli interni.
Non è normalmente necessario effettuare un trattamento professionale completo, salvo diverse istruzioni aziendali. Un normale lavaggio esterno e una pulizia dell’abitacolo sono però consigliabili. Vanno rimossi cartacce, bottiglie, ricevute, effetti personali e qualsiasi oggetto accumulato nei vani portaoggetti.
I principali operatori di noleggio raccomandano esplicitamente di presentare il veicolo pulito al momento della restituzione. Arval indica che ciò facilita una rilevazione accurata dello stato del mezzo, mentre Ayvens segnala che un’eccessiva sporcizia può determinare costi aggiuntivi quando previsto dal contratto.
Vale la pena controllare anche sotto i sedili e nel bagagliaio. Sono i luoghi nei quali più facilmente rimangono piccoli oggetti personali che ci si accorge di aver dimenticato soltanto quando l’auto non è più disponibile.
Rimuovere tutti gli oggetti personali
Non limitarti al vano portaoggetti. Controlla tasche delle portiere, console centrale, bracciolo, bagagliaio, vano della ruota di scorta, tasche posteriori dei sedili e portaocchiali.
Vanno rimossi anche gli accessori personali aggiunti durante l’utilizzo, purché possano essere tolti senza danneggiare il veicolo. Può trattarsi di supporti per telefono, adattatori USB, cavi, organizer, seggiolini, dispositivi Telepass personali o altri sistemi di pagamento dei pedaggi.
Attenzione a non rimuovere invece accessori appartenenti al veicolo o all’azienda. Se non ricordi se un caricatore, una vaschetta bagagliaio o un determinato accessorio fosse già presente alla consegna, controlla il verbale iniziale o chiedi al responsabile della flotta.
Cancellare i dati personali dall’infotainment
Le auto moderne possono conservare molti più dati di quanto si pensi. Collegando uno smartphone al sistema multimediale possono essere rimasti memorizzati contatti telefonici, cronologia delle chiamate, dispositivi Bluetooth, indirizzi del navigatore, destinazioni recenti e preferiti.
Prima della restituzione elimina quindi il telefono associato e gli eventuali profili personali. Se hai utilizzato sistemi come Apple CarPlay o Android Auto, applicazioni del costruttore o account personali integrati nel veicolo, verifica anche questi collegamenti.
Un ripristino del sistema infotainment può essere utile quando previsto dal costruttore, ma bisogna fare attenzione a non cancellare configurazioni aziendali o dati necessari alla gestione del veicolo. Quando l’auto dispone di sistemi telematici della flotta, localizzatori o dispositivi installati dall’azienda, non devono essere rimossi o disattivati autonomamente.
Arval, nella propria procedura di fine noleggio, invita espressamente l’utilizzatore a eliminare account e dati personali dalle applicazioni e dai sistemi di infotainment presenti a bordo prima della riconsegna.
Recuperare chiavi, documenti e dotazioni
Uno dei problemi più frequenti si presenta quando, il giorno della consegna, si scopre che la seconda chiave è rimasta in un cassetto a casa. Conviene quindi preparare tutto con anticipo.
Le dotazioni variano in base al veicolo e al contratto, ma possono comprendere chiave principale, seconda chiave, eventuale tessera Code, carta di circolazione, documentazione assicurativa, manuali, triangolo, giubbotto riflettente, kit di riparazione pneumatici e altri accessori forniti con l’auto.
Per un veicolo elettrico o ibrido plug-in occorre verificare anche la presenza dei cavi di ricarica originariamente forniti. Se esistono custodie o adattatori appartenenti al mezzo, è opportuno riconsegnarli insieme all’auto.
Nel noleggio a lungo termine la mancanza di una chiave, di un documento o di un accessorio può avere conseguenze economiche. Arval include espressamente chiavi, Tessera Code, documenti, manuali, dotazioni di sicurezza e accessori tra gli elementi da raccogliere prima della restituzione.
Restituire carta carburante, carta di ricarica e dispositivi aziendali
L’auto aziendale è spesso accompagnata da strumenti che non appartengono materialmente al veicolo ma sono collegati al suo utilizzo. È il caso della fuel card, della carta per la ricarica elettrica, di un Telepass aziendale o di altri dispositivi di pagamento.
Bisogna verificare con il responsabile quali elementi devono rimanere nell’auto e quali vanno consegnati separatamente. Non lasciare automaticamente una carta carburante nel vano portaoggetti pensando che venga recuperata in seguito.
Se il Telepass è personale deve essere tolto. Se appartiene all’azienda bisogna seguire le indicazioni ricevute. La stessa attenzione vale per tessere di accesso ai parcheggi, telecomandi di cancelli aziendali e badge eventualmente conservati nell’automobile.
Annotare chilometraggio, carburante o livello di carica
Il chilometraggio deve essere rilevato al momento della consegna. È uno dei dati fondamentali soprattutto nei contratti di noleggio che prevedono una percorrenza complessiva prestabilita.
Non bisogna tentare di stimarlo qualche giorno prima. Una fotografia del quadro strumenti effettuata al momento della restituzione permette di documentare il valore effettivo.
Controlla anche cosa stabilisce la procedura per carburante o livello della batteria. Alcune aziende chiedono la consegna con una determinata quantità di carburante, altre non prevedono questa condizione. Lo stesso vale per i veicoli elettrici.
Se l’auto è noleggiata, i chilometri effettivi possono incidere sul conguaglio finale secondo le condizioni contrattuali. Arval, per esempio, prevede la verifica della percorrenza complessiva rispetto a quella inclusa nel contratto.
Fotografare l’auto prima di consegnarla
Fare fotografie non significa partire dal presupposto che nascerà una contestazione. È semplicemente un modo economico e veloce per conservare una documentazione delle condizioni del veicolo nel momento in cui smette di essere sotto il proprio controllo.
Le fotografie dovrebbero mostrare l’auto da più lati, paraurti, fiancate, cerchi, parabrezza e interni. È utile fotografare anche il quadro strumenti con chilometraggio ed eventuali spie.
Se sono presenti danni già conosciuti, conviene fotografarli da vicino e conservare il riferimento alla relativa denuncia. Una foto panoramica da sola potrebbe non essere sufficiente a mostrare chiaramente un piccolo segno.
Non modificare le immagini e conserva i file originali. Se viene redatto un verbale corredato da fotografie ufficiali, chiedi comunque una copia della documentazione o verifica come potrà essere consultata successivamente.
Il verbale di riconsegna dell’auto aziendale
Il verbale di riconsegna dell’auto aziendale serve a documentare il passaggio materiale del veicolo dall’utilizzatore all’azienda o al soggetto incaricato. È particolarmente importante quando l’auto è stata affidata al dipendente per un periodo lungo oppure quando la restituzione coincide con la cessazione del rapporto di lavoro.
Il verbale dovrebbe indicare almeno data e luogo della consegna, dati dell’azienda, nome dell’utilizzatore, marca e modello del veicolo, targa e chilometraggio rilevato. Quando disponibile può essere inserito anche il numero di telaio, soprattutto nelle procedure gestite direttamente dall’impresa.
È opportuno registrare il numero delle chiavi consegnate, i documenti presenti e le principali dotazioni restituite. Per un’auto elettrica si possono indicare i cavi di ricarica. Se insieme al mezzo vengono consegnati fuel card, Telepass o altre tessere aziendali, è utile riportarlo espressamente.
Una parte del verbale dovrebbe essere dedicata allo stato del veicolo. Non è necessario descrivere ogni centimetro della carrozzeria, ma eventuali danni visibili, anomalie o elementi mancanti dovrebbero essere indicati. Le fotografie possono essere richiamate come allegato.
Il verbale può inoltre riportare il livello indicativo del carburante o della carica e l’assenza o presenza di spie anomale sul quadro strumenti. Se esistono danni già denunciati, è utile richiamare il relativo sinistro senza tentare di stabilire sul momento chi debba sostenerne il costo.
Prima di firmare bisogna leggere attentamente il documento. Se una descrizione non corrisponde a ciò che si vede, è opportuno chiedere che venga modificata o che sia inserita un’osservazione. Firmare frettolosamente e contestare mesi dopo è molto meno semplice.
Infine, chi riconsegna l’auto dovrebbe conservare una copia del verbale firmato. Nei processi professionali di fine noleggio questa documentazione ha un ruolo centrale: Arval prevede una rilevazione dello stato del mezzo accompagnata da fotografie e mette il verbale a disposizione dell’utilizzatore, mentre Leasys prevede la redazione di un verbale di riconsegna con verifica dello stato del veicolo.
Attenzione: il verbale non è sempre la perizia definitiva
Questo è un punto importante soprattutto nel noleggio a lungo termine. Il fatto che l’addetto abbia ritirato l’auto e compilato il verbale non significa necessariamente che in quel momento sia stata determinata definitivamente l’entità economica di ogni danno.
Le procedure variano tra gli operatori. Arval, per esempio, specifica che al momento del ritiro vengono rilevate le anomalie, mentre la valutazione dettagliata e la classificazione dei danni avvengono successivamente.
È quindi importante distinguere tra rilevazione dello stato dell’auto e quantificazione economica. Se il veicolo appartiene a una società di noleggio, eventuali contestazioni successive verranno gestite secondo il contratto tra noleggiatore e azienda.
Normale usura e danni: come comportarsi
Dopo diversi anni e decine di migliaia di chilometri un veicolo non può essere identico a quando era nuovo. Sedile leggermente usurato, piccoli segni compatibili con l’utilizzo e normale deterioramento di alcune superfici possono rientrare nella fisiologica usura.
Il confine con il danno non è però identico per ogni contratto. Le società di noleggio utilizzano guide dello stato d’uso con criteri specifici. Per questo non è sufficiente sostenere che “un graffio così è normale”. Bisogna verificare gli standard applicabili al veicolo.
Se il mezzo è aziendale ma di proprietà diretta dell’impresa, l’azienda può invece utilizzare la propria procedura interna. Anche in questo caso è opportuno distinguere tra usura derivante dal normale utilizzo e danni collegati a sinistri, incuria o altri eventi.
Cosa fare se viene contestato un danno
Se al momento della riconsegna viene indicato un danno che non ritieni corretto attribuire al periodo del tuo utilizzo, evita discussioni generiche. Chiedi che la tua osservazione sia inserita nel verbale e conserva la documentazione.
Recupera eventuali fotografie precedenti, verbale di consegna iniziale, denunce di sinistro e comunicazioni inviate al fleet manager. Se l’auto aveva già quel segno quando ti è stata assegnata, il documento più utile è proprio quello che descriveva le condizioni iniziali.
Nel caso di un veicolo a noleggio bisogna inoltre capire chi sia la controparte contrattuale. Normalmente il contratto di noleggio è intestato all’azienda e non al singolo dipendente. Eventuali contestazioni economiche con il noleggiatore potrebbero quindi dover essere gestite dal fleet manager o dall’amministrazione, salvo procedure aziendali differenti.
Riconsegna in caso di cessazione del rapporto di lavoro
Quando la restituzione coincide con dimissioni, licenziamento o altra cessazione del rapporto, conviene coordinare la consegna dell’auto con quella degli altri beni aziendali: computer, telefono, badge, carte di pagamento e strumenti di lavoro.
In questa situazione il verbale assume particolare utilità perché certifica che il mezzo, le chiavi e le altre dotazioni sono stati effettivamente restituiti in una determinata data.
Se l’auto era concessa anche per uso personale, gli aspetti relativi alla cessazione del beneficio e alla gestione amministrativa devono essere trattati dall’azienda secondo la specifica situazione. Il dipendente dovrebbe però comunicare tempestivamente la data effettiva della riconsegna, così che i reparti competenti possano aggiornare correttamente le proprie registrazioni.
Se esistono contestazioni economiche tra azienda e lavoratore relative a danni, franchigie o altri costi, è opportuno evitare conclusioni automatiche. La possibilità di addebitare determinate somme dipende dagli accordi, dalla car policy, dalle responsabilità effettive e dal caso concreto. In presenza di importi rilevanti o contestazioni è prudente chiedere una valutazione professionale.
Multe, pedaggi e spese che arrivano dopo la restituzione
Consegnare l’auto non significa necessariamente che non possano emergere successivamente costi riferiti al periodo precedente. Una sanzione amministrativa può essere notificata dopo settimane o mesi, così come alcuni pedaggi o parcheggi possono essere contabilizzati in ritardo.
Per questo la data e, quando rilevante, l’orario della riconsegna devono essere chiaramente documentati. Permettono di distinguere gli eventi verificatisi durante il periodo nel quale il dipendente utilizzava l’automobile da quelli successivi.
Se ricevi dopo la restituzione una richiesta relativa a una multa o a un pedaggio, verifica prima data, targa e luogo dell’evento anziché presupporre che si tratti di un errore.
Gli errori più comuni durante la riconsegna
Uno degli errori più frequenti è consegnare l’auto senza alcun documento. Anche in un’azienda piccola, nella quale tutti si conoscono, una semplice ricevuta o un verbale evita dubbi successivi su data, chilometraggio e dotazioni.
Un altro errore è dimenticare la seconda chiave o un accessorio importante. Recuperarli dopo che il veicolo è già partito verso il centro di raccolta può essere molto più complicato.
Bisogna inoltre evitare di lasciare dati personali nel sistema multimediale, Telepass personali, documenti privati o oggetti nel bagagliaio.
Infine, non aspettare l’ultimo momento per controllare i danni. Scoprire la sera prima della consegna che un vecchio sinistro non è mai stato denunciato riduce notevolmente le possibilità di gestire la situazione con ordine.
Cosa controllare immediatamente prima di consegnare le chiavi
Prima di allontanarti definitivamente dall’auto fai un ultimo giro completo. Verifica che non ci siano effetti personali, controlla bagagliaio e portaoggetti e assicurati di avere consegnato tutte le chiavi previste.
Fotografa il chilometraggio e, se utile, il livello di carburante o di carica. Conserva qualche immagine esterna e interna del mezzo. Controlla che eventuali osservazioni sui danni siano presenti nel verbale.
Solo a questo punto consegna chiavi e documenti e fatti rilasciare la copia della ricevuta o del verbale. Se il documento viene inviato successivamente per email, verifica che arrivi e conservalo insieme alle altre comunicazioni relative all’assegnazione del veicolo.
Conclusioni
Quando si riconsegna un’auto aziendale, la cosa più importante è poter dimostrare con chiarezza che cosa è stato restituito e in quali condizioni. Controllare il veicolo in anticipo, recuperare chiavi e dotazioni, eliminare i dati personali e documentare chilometraggio e carrozzeria richiede poco tempo ma può evitare molte contestazioni.
Il passaggio finale deve essere il verbale di riconsegna dell’auto aziendale, compilato con data, targa, chilometraggio, chiavi, documenti, accessori ed eventuali anomalie. Conservane una copia e non considerare automaticamente conclusa ogni questione economica se il veicolo è a noleggio: la verifica definitiva dei danni e degli eventuali conguagli può avvenire successivamente secondo il contratto. Una riconsegna ben documentata tutela sia l’utilizzatore sia l’azienda e rende molto più semplice chiudere correttamente l’assegnazione del veicolo.
